Checklist de documentos e informes obligatorios que debe tener tu conjunto en Colombia (2025)
En Colombia, la gestión de propiedad horizontal está regulada por normas que exigen una serie de documentos e informes que deben mantenerse actualizados y disponibles. Esto no solo garantiza la transparencia, sino que previene sanciones legales y mejora la confianza entre propietarios, residentes y entes de control.
Este blog te brinda una checklist completa y actualizada al 2025 con todos los documentos e informes obligatorios que deben estar al día en tu conjunto residencial. Si eres administrador, contador o miembro del consejo, guarda esta información: te puede ahorrar multas, dolores de cabeza y malos entendidos.
¿Por qué es importante tener esta documentación al día?
- Cumplimiento normativo ante la Ley 675 de 2001 y el régimen contable NIIF.
- Transparencia con la comunidad y control fiscal.
- Facilita auditorías, conciliaciones bancarias y procesos contables.
- Previene fraudes, desorden financiero y conflictos internos.
- Mejora la reputación de la administración y la toma de decisiones.
Checklist de documentos e informes obligatorios para 2025
1. Estados Financieros (Mensuales, Trimestrales y Anuales)
- Contenido: Balance general, estado de resultados, flujo de caja.
- Base normativa: NIIF para Pymes.
- Tip: Usa software como CODI para generar estos informes automáticamente.
2. Presupuesto anual aprobado en asamblea
- Debe estar soportado y publicado para todos los propietarios.
- Incluye gastos de funcionamiento, mantenimiento y reservas.
3. Libro de actas (asamblea y consejo de administración)
Registro físico o digital con firmas de asistentes y decisiones aprobadas.
4. Certificados de pago de administración y cartera actualizada
- Documento base para cobros jurídicos o conciliaciones.
- Requiere respaldo de facturación electrónica válida.
5. Informe de cartera vencida
- Detalle de propietarios morosos, valores, fechas y estado de cobro.
- Es clave para presentar en asambleas y ante revisores fiscales.
6. Conciliaciones bancarias mensuales
- Comprobantes que validan ingresos y egresos vs movimientos reales.
- Fundamental para garantizar control financiero.
7. Contratos con proveedores y pólizas de seguros
Copias firmadas, vigentes y registradas. Incluye vigilancia, mantenimiento, seguros de zonas comunes, etc.
8. Declaración de renta y retención en la fuente (si aplica)
A nombre del NIT del conjunto. Incluye pagos a contratistas o trabajadores.
9. Certificación de cumplimiento de obligaciones laborales (si aplica)
Pago de seguridad social, nómina, ARL y parafiscales si el conjunto tiene empleados directos.
10. Registro de visitantes, incidentes y novedades de vigilancia
Control que puede pedirse ante una inspección por seguridad o convivencia.
11. Licencia de funcionamiento de ascensores o equipos especiales
Soporte de mantenimiento, inspección periódica y pólizas.
12. Plan de emergencia y contingencia actualizado
Incluye evacuación, riesgos eléctricos, sismos, incendios y contactos de primeros auxilios.
¿Y cómo llevar este control sin morir en el intento?
Gestionar todos estos documentos de forma manual puede ser desgastante y propenso a errores. Por eso, CODI te permite digitalizar, automatizar y tener todo al día desde una sola plataforma:
- Subida de documentos organizados por carpetas
- Alertas para renovaciones y reportes vencidos
- Generación automática de informes contables y de cartera
- Accesos para revisores fiscales y consejos
- Control documental seguro y en la nube
Recomendaciones prácticas
- Revisa mensualmente tu checklist de cumplimiento
- Usa una carpeta digital centralizada (mejor si está en la nube)
- No esperes a la asamblea para preparar documentos clave
- Automatiza todo lo que puedas con herramientas como CODI
- Guarda respaldos legales y contables por mínimo 5 años
